Kalender-Einrichtungsanleitung

Kalender verbinden

Damit die KI von AiTalk Termine buchen oder Zeitpläne prüfen kann, müssen Sie sie nur einmal mit Ihrem Google Kalender oder Ihrem Outlook-(Microsoft-)Kalender verbinden. Folgen Sie den Schritten unten, und in 5–10 Minuten ist alles erledigt.

Warum verbinde ich das selbst?

Ihre Kalendereinträge bleiben direkt in Ihrem eigenen Google-/Microsoft-Konto. AiTalk kopiert oder speichert Ihre Termine nicht separat — es nutzt Ihren Kalender nur, wenn ein Termin erstellt oder geprüft werden muss.

Deshalb erteilen Sie einmalig zu Beginn aus Ihrem eigenen Konto die Erlaubnis, dass „AiTalk meinen Kalender nutzen darf“. Anschliessend fügen Sie die beiden bei dieser Einrichtung erzeugten Werte in AiTalk ein, und die Verbindung ist fertig.

Was Sie benötigen

Für die Verbindung sind zwei Werte nötig — genau so benannt, wie sie im AiTalk-Bildschirm erscheinen:

• Client ID — die Verbindungs-ID
• Client Secret — das Verbindungsgeheimnis

Ausserdem benötigen Sie eine Redirect URI-Adresse, die aber bereits im AiTalk-Bildschirm angezeigt wird — nutzen Sie einfach die Kopieren-Schaltfläche daneben.

Die obigen Werte erstellen Sie in der Verwaltungskonsole von Google oder Microsoft gemäss der Anleitung unten. Es ist nicht schwierig — folgen Sie einfach den Schritten der Reihe nach.

Google Kalender verbinden

Für den Google Kalender erstellen Sie die Werte in einer Verwaltungskonsole namens Google Cloud.

1. Ein Projekt erstellen

• Gehen Sie zu https://console.cloud.google.com/projectcreate
• Geben Sie einen beliebigen Projektnamen ein (z. B. „AiTalk Calendar“) → Create
• Wenn Sie bereits ein Projekt haben, können Sie es unverändert verwenden.

2. Die Kalenderfunktion einschalten

• Suchen Sie in der Suchleiste oben nach Google Calendar API, öffnen Sie sie und klicken Sie auf Enable.

3. App-Infos und Berechtigungen einrichten (Google Auth Platform)

• Gehen Sie im linken Menü zu Google Auth Platform (früherer Name: OAuth consent screen) und klicken Sie auf Get started
• Geben Sie unter Branding grundlegende Infos wie App-Name und Support-E-Mail ein und speichern Sie
• Wählen Sie unter Audience den Nutzertyp — meist External; wenn Ihr Unternehmen Google Workspace nutzt, ist Internal einfacher
• Fügen Sie unter Data Access → Add or Remove Scopes die beiden folgenden Kalenderberechtigungen hinzu (fügen Sie die vollständigen Adressen genau wie angegeben ein):
  • https://www.googleapis.com/auth/calendar.events.owned
  • https://www.googleapis.com/auth/calendar.readonly

4. Die Konten registrieren, die sich verbinden (falls Sie External gewählt haben)

• Fügen Sie im Audience-Bildschirm unter Test users Ihre eigene und die Gmail-Adressen Ihrer Mitarbeitenden hinzu.
• Nur die hier registrierten Konten können sich verbinden. (Keine Sorge — das Registrieren eines Kontos ermöglicht es nicht, den Kalender anderer zu sehen. Jede Person verbindet nur den eigenen.)
• Wenn Sie es als Internal (Unternehmens-Workspace) erstellt haben, entfällt dieser Schritt.

5. Die Verbindungswerte erstellen (OAuth client ID)

• Linkes Menü Credentials → Create Credentials → OAuth client ID
• Wählen Sie als Application type Web application
• Geben Sie ihm einen beliebigen Namen (z. B. „AiTalk“)
• Fügen Sie im Feld Authorized redirect URIs die mit der Kopieren-Schaltfläche kopierte Redirect URI aus dem AiTalk-Bildschirm ein
• Klicken Sie auf Create: Client ID und Client Secret werden angezeigt → kopieren Sie sie.

6. In AiTalk eingeben und verbinden

• Fügen Sie im Google-Calendar-Bildschirm von AiTalk die Client ID und das Client Secret ein und klicken Sie auf Save credentials
• Klicken Sie auf Connect Google Calendar — ein Google-Anmeldefenster öffnet sich → melden Sie sich mit einem oben registrierten Konto an → Continue (zulassen)
• Fertig! Die KI kann nun Termine in diesem Kalender buchen und prüfen.

Outlook-(Microsoft-)Kalender verbinden

Für den Outlook-Kalender erstellen Sie die Werte in einer Microsoft-Verwaltungskonsole namens Azure.

1. Eine App registrieren

• Gehen Sie zu https://portal.azure.com
• Suchen Sie nach App registrations, öffnen Sie es und klicken Sie auf New registration
• Geben Sie ihr einen beliebigen Namen (z. B. „AiTalk Calendar“)
• Wählen Sie als Kontotyp „Accounts in any organizational directory ... and personal Microsoft accounts“. (die Option, die sowohl Geschäftskonten als auch persönliche Microsoft-Konten zulässt)
• Redirect URI: Stellen Sie den Typ auf Web und fügen Sie die Redirect URI aus dem AiTalk-Bildschirm ein
• Klicken Sie auf Register

2. Den geheimen Wert erstellen (Client secret)

• Gehen Sie im Bildschirm der registrierten App zu Certificates & secrets → New client secret
• Geben Sie eine beliebige Beschreibung ein; für Expires werden 24 Monate empfohlen → Add
• Kopieren Sie den Value sofort.
• ⚠️ Sobald Sie diesen Bildschirm verlassen, können Sie den Wert nicht mehr sehen. Kopieren Sie ihn unbedingt jetzt.

3. Kalenderberechtigungen erteilen (API permissions)

• API permissions → Add a permission → Microsoft Graph → Delegated permissions
• Haken Sie die folgenden drei an und fügen Sie sie hinzu: Calendars.ReadWrite, offline_access, User.Read
• Bei einem Unternehmens-(Organisations-)Konto muss eventuell ein Administrator einmal auf Grant admin consent klicken. (Bei einem persönlichen outlook.com-Konto nicht erforderlich.)

4. In AiTalk eingeben und verbinden

• Die beiden Werte, die Sie benötigen:
  • Application (client) ID — zu finden im Overview-Bildschirm der App
  • Client Secret — der Value, den Sie in Schritt 2 kopiert haben
• Fügen Sie im Microsoft-Calendar-Bildschirm von AiTalk beide Werte ein → Save credentials → Connect Microsoft Calendar → bei Microsoft anmelden und zulassen → fertig!

Wenn etwas nicht funktioniert

Wenn Sie bei der Einrichtung nicht weiterkommen, wenden Sie sich bitte an das AiTalk-Support-Team (support@aitalk.ch).